Was sind virtuelle Online-Veranstaltungen?

Eine virtuelle Online-Veranstaltung ermöglicht es Ihnen, eine Veranstaltung abzuhalten, die im virtuellen Raum stattfindet. Virtuelle Online-Events sind ein integraler und wichtiger Bestandteil moderner Unternehmen. Weil sie Ihnen viele Vorteile bringen, wie z. B. zusätzliche Umsätze, Verbesserung der Unternehmenskultur, Stärkung des Teamzusammenhalts sowie Kundenkonversion und -bindung. In diesem Artikel erfährst du, was ein Online-Event ist, was es dir bringt, welche Arten von Online-Events es gibt und wie du eines organisieren kannst.

Was sind virtuelle Online-Veranstaltungen

Virtuelle Veranstaltungen ermöglichen die Online-Durchführung von Präsenzveranstaltungen. Mit der richtigen Software können sich die Teilnehmer verbinden und miteinander kommunizieren. Das bedeutet, dass sie sich gegenseitig sehen, sprechen, kommentieren und ihren Bildschirm mit anderen Teilnehmern teilen können. Diese Online-Veranstaltungen können problemlos von zu Hause, vom Büro oder von öffentlichen Orten aus besucht werden. Dafür benötigen die Teilnehmer lediglich einen Teilnehmerlink, mit dem sie an der Veranstaltung teilnehmen können.

Die Vorteile virtueller Online-Events

Die Vorteile virtueller Online-Events

Im Zeitalter der Digitalisierung verlagert sich ein großer Teil der Aktivitäten ins Internet. Unternehmen der digitalen Branche verlassen sich seit langem auf Online-Veranstaltungen, weil sie ihren Mehrwert nutzen wollen. Online-Veranstaltungen bieten mehrere wichtige Vorteile, auf die wir im Folgenden eingehen werden:

Unbegrenzte Reichweite: Online-Veranstaltungen erfordern keine Reisen und können daher von überall auf der Welt besucht werden. Dadurch können viele Teilnehmer an internationalen Konferenzen/Veranstaltungen teilnehmen. Die Teilnehmer benötigen einen guten Internetzugang und ein internetfähiges Gerät. Gerade bei Veranstaltungen im internationalen Bereich bietet dieser einfache Zugang eine einfachere Kommunikation für Unternehmen.

Billiger für Veranstalter: Bei virtuellen Veranstaltungen entfallen viele Kosten, die bei Präsenzveranstaltungen üblich sind. Ausgaben wie das Finden und Buchen der richtigen Location, die Anreise von Referenten oder besonderen Gästen, Unterkunft und Verpflegung sind für Unternehmen keine zusätzlichen Kosten mehr.

Kostenersparnis für Gäste: Digitale Veranstaltungen sind auch für die Teilnehmer günstiger. Dies liegt daran, dass sie damit vermeiden, Flüge, Bahntickets oder Hotelzimmer buchen zu müssen. Die Gäste können diese Reisezeit auf andere Weise investieren, beispielsweise in eine längere Veranstaltung. Außerdem sind die Kosten für virtuelle Veranstaltungen in der Regel günstiger, da die Fixkosten für die Veranstalter niedriger sind.

Individuelle Gestaltung: Dank verschiedener Hintergründe in der Software kann die passende Atmosphäre geschaffen werden. Dadurch kann die Präsentation in einer ansprechenden Umgebung gestaltet werden. So können Veranstalter ihre Online-Veranstaltungen in einer angenehmen Atmosphäre präsentieren, in der sich der Kunde während der Veranstaltung wohl fühlt. Das hat den Vorteil, dass es bei den Teilnehmern einen bleibenden Eindruck von der Veranstaltung hinterlässt.

Flexible Organisation: Locations müssen weit im Voraus gebucht werden, um eine Präsenzveranstaltung zu organisieren. Virtuelle Veranstaltungen benötigen solche Umstände nicht. Das einzige, was die Gäste benötigen, ist eine freie Zeit, in der sie an der Veranstaltung teilnehmen können. Diese Zeiten können einige Monate im Voraus oder einige Stunden vor der Veranstaltung festgelegt werden, wenn es sich um eine kurzfristigere Veranstaltung handelt.

Sicherheit in Zeiten der Pandemie: Die Möglichkeit, Online-Veranstaltungen auszurichten, ermöglicht es Unternehmen, sich auf Sicherheit zu verlassen. Sie schützen ihr Unternehmen davor, die Veranstaltung kurzfristig absagen zu müssen und alle Kosten tragen zu müssen, weil die Teilnehmer nicht an der Veranstaltung teilnehmen können.

Die verschiedenen Arten von Online-Events

Mithilfe neuer Software und weiterentwickelter Tools sowie neuer Tools kann fast jede Art von Veranstaltung in den digitalen Raum verlagert werden. Die am häufigsten verwendeten Formate von Online-Veranstaltungen sind:

Online-Treffen

Die einfachste und bekannteste Art der digitalen Veranstaltung ist das Meeting. Für viele Mitarbeiter im Home-Office und in Remote-Teams sind Videoanrufe in vielen Unternehmen bereits Standard. Meist diskutieren in diesen Treffen kleine Gruppen über verschiedene Themen und sprechen über ihre aktuellen Herausforderungen.

Digitale Workshops & Schulungen

Online-Workshops, Webinare und Schulungen sind seit Jahren eine Alternative zu Präsenzangeboten. Die Flexibilität von Ort und Zeit macht dieses Format so beliebt. Mit digitalen Workshops sind Unternehmen so flexibel wie möglich, da sie jederzeit und überall angeboten werden können. Diese Vorteile können sinnvoll genutzt werden, wenn den Mitarbeitern regelmäßig bestimmtes Wissen zu einem bestimmten Thema vermittelt werden muss.

Virtuelle Teambuilding-Events

Teambuilding basiert auf der gemeinsamen Erfahrung. Um Aufgaben im Team zu bewältigen, sich miteinander zu messen oder sich in entspannter Atmosphäre von der privaten Seite kennenzulernen. Das kann, muss aber nicht, persönlich geschehen. Dank virtueller Erlebnisse können diese problemlos online stattfinden.

Online-Konferenzen

Bei Online-Konferenzen gibt es einen festen Zeitplan, in dem verschiedene Referenten Vorträge oder Workshops zu unterschiedlichen Themen halten. Mithilfe von Videoanrufen und Präsentationen können Konferenzen problemlos rein digital stattfinden.

Virtuelle Messen

Messen sind ein wichtiger Bestandteil des Brandings für Unternehmen. Eine beeindruckende Präsentation vermittelt greifbare Informationen in einer engeren Beziehung, direkt mit dem Kunden. Durch diesen Austausch können neue Geschäftskontakte zwischen Unternehmen oder Firmenkunden entstehen.

Was wird für eine virtuelle Online-Veranstaltung benötigt

Die Anforderungen für Online-Veranstaltungen unterscheiden sich grundlegend von aktuellen Veranstaltungen. Hier liegt der Fokus eher darauf, was es braucht, um eine Online-Veranstaltung auszurichten, an der die Teilnehmer teilnehmen können. Die wichtigsten Punkte hierfür sind:

Funktionierendes Internet

Grundvoraussetzung für die Durchführung von Online-Veranstaltungen, aber auch für die Teilnahme an diesen, ist eine Internetverbindung, die eine störungsfreie Übertragung von Bild und Ton gewährleistet.

Hardware

Neben einem Laptop und Monitoren sind gute Videoausrüstungen wie gute Kameras und professionelle Mikrofone ein wichtiger Bestandteil. Gerade für formelle Veranstaltungen oder Konferenzen und Workshops in größerem Rahmen ist dies unverzichtbar. Die Anforderungen an die Streaming-Ausrüstung hängen vom Präsentationsformat und der Zielgruppe der Veranstaltung ab.

Software/Tool

Je nach Veranstaltungsformat muss die entsprechende Software für die Veranstaltung verwendet werden. Es ist wichtig, dass die Software alle Anforderungen der Veranstaltung erfüllt. Sollen beispielsweise verschiedene Teilnehmer anwesend sein oder soll die Gruppe in verschiedene kleinere Gruppen aufgeteilt werden, muss die Software individuell anpassbar sein. Für jeden Eventbedarf gibt es Lösungen, die der richtige Anbieter bereitstellen kann.

Die Unterschiede zwischen Präsenzveranstaltung und virtuellem Online-Event

Die Unterschiede zwischen Präsenzveranstaltung und virtuellem Online-Event

Die Ähnlichkeiten zwischen einer virtuellen Online-Veranstaltung und einer Live-Veranstaltung lassen sich in einigen Punkten deutlich erkennen. Die wichtigsten davon sind:

• Virtuelle Online-Veranstaltungen können flexibel und standortunabhängig sein. Auf diese Weise können Teilnehmer aus anderen Städten oder Ländern die Veranstaltung ohne großen Aufwand und ohne zusätzliche Kosten für Reise und Unterkunft besuchen. Live-Events sind dagegen immer ortsspezifisch und für Teilnehmer und Unternehmen weniger flexibel zu planen.

• Die Kosten für virtuelle Online-Veranstaltungen sind viel günstiger, da alles über eine Software stattfindet. Bei physischen Veranstaltungen fallen immer noch typische Veranstaltungskosten wie die Anmietung von Räumlichkeiten, Catering und Sicherheitspersonal an. Die Kosten für die Veranstaltungstechnik sind in den meisten Fällen ebenfalls viel höher.

• Bei virtuellen Online-Veranstaltungen liegt der Schwerpunkt nicht so sehr auf Netzwerken. Obwohl die Technologie es sehr einfach macht, mit neuen Menschen aus der ganzen Welt in Kontakt zu treten, wird dieser Aspekt nicht sehr oft genutzt. Die Software macht es einfach, 1-zu-1-Räume zu erstellen, in denen sich neue potenzielle Geschäftspartner oder Kunden treffen können. Bisher gab es bei Live-Events mehr Networking mit neuen Leuten.